Proformafaktura: mall & obligatoriska fält
En proformafaktura är en preliminär faktura som skickas innan varorna sänds. Se de obligatoriska fälten, en kopieringsfärdig fältlista och hur den skiljer sig från en handelsfaktura.
En proformafaktura är dokumentet du skickar till en köpare innan affären är slutgiltig — för en offert, för att begära förskottsbetalning eller för att inleda förtullning i förväg och ansökningar om importlicenser. Den ser ut som en faktura, men den är inget betalningskrav och används inte för slutlig tullvärdering.
Vad en proformafaktura används till
Du utfärdar en proforma när varorna inte har sänts och försäljningen ännu inte är bekräftad. Den talar om för köparen exakt vad de får, på vilka villkor och till vilket pris — så att de kan godkänna ordern, betala en handpenning eller ansöka om en importlicens. När varorna sänds ersätter du den med en handelsfaktura, det avgörande dokument som tullen använder för att värdera sändningen.
Vanliga användningsområden:
- En bindande offert som en köpare kan godkänna
- Ett underlag för förskottsbetalning eller remburs
- Förtullning i förväg och ansökningar om importlicenser
- Ett internt inköpsgodkännandedokument för köparens ekonomiavdelning
Obligatoriska fält
Tull och banker förväntar sig att en proforma innehåller samma kärndata som den slutgiltiga fakturan. Saknade fält orsakar förseningar vid gränsen och avvisade betalningsansökningar.
| Fält | Vad det måste visa |
|---|---|
| Säljare & köpare | Fullständiga juridiska namn, adresser, VAT-/EORI-nummer |
| Datum & proformanummer | Utfärdandedatum plus en unik referens |
| Varubeskrivning | Tydlig, fullständig beskrivning — inga vaga ord som ”prover” eller ”delar” |
| HS-/varukod | Tulltaxenumret för varje rad |
| Kvantitet | Enheter, kartonger eller stycken per rad |
| Styckpris & summa | Pris per enhet och rad-/totalvärde |
| Valuta | EUR, USD osv. — uttryckligen angiven |
| Incoterm (2020) | T.ex. FOB plus angiven plats |
| Ursprungsland | Var varorna tillverkades |
| Uppskattade vikter | Netto- och bruttovikt samt volym om känd |
| Giltighetsdatum | Hur länge det angivna priset gäller |
HS-koden och ursprungslandet styr köparens importtull, så ange dem korrekt redan i proformastadiet.
Proforma kontra handelsfaktura
De båda dokumenten delar layout men tjänar olika skeden av affären.
| Proformafaktura | Handelsfaktura | |
|---|---|---|
| När | Innan varorna sänds | När varorna sänds |
| Status | Preliminär / offert | Slutgiltig och bindande |
| Betalning | Inget betalningskrav | Registrerar det belopp som ska betalas |
| Tullvärdering | Används inte för slutlig värdering | Används för att värdera varorna |
| Numrering | Egen proformareferens | Slutgiltigt fakturanummer |
Om du sätter ihop exportpaketet ligger proforman vanligtvis tillsammans med packlistan och resten av dina exportdokument. På köparens sida matas samma data direkt in i importdokumentationen.
När den ska användas
Skicka en proforma närhelst köparen behöver en formell siffra innan åtagandet: för att bekräfta en order, frigöra en handpenning eller klara av tullpappren inför sändning. Använd den inte som det slutgiltiga bokföringsdokumentet — när varorna är lastade och Incotermen överför risken tar handelsfakturan över.
När proforman är överenskommen och du känner till varorna, vikterna och Incotermen omvandlar UMERA dessa uppgifter till en omedelbar RFQ och bokade transportofferter, så att samma data du sätter på dokumentet driver den faktiska fraktbokningen.
FAQ
Är en proformafaktura juridiskt bindande?
Den är inget betalningskrav och registrerar ingen skuld. Den är en offert i god tro, även om priserna och villkoren på den vanligtvis blir bindande när köparen accepterar och handelsfakturan utfärdas.
Kan jag använda en proformafaktura för tullen?
Du kan använda den för förtullning i förväg och för att ansöka om importlicenser, men tullen accepterar den inte för slutlig värdering. Handelsfakturan är det dokument som används för att värdera varorna och beräkna tullen.
Vad är skillnaden mellan en proforma och en handelsfaktura?
En proforma är preliminär, skickas innan varorna sänds och är inget betalningskrav. Handelsfakturan är det slutgiltiga, bindande dokument som utfärdas när varorna sänds och används för tullvärdering.
Behöver en proformafaktura en HS-kod?
Ja. Att ange HS-/varukoden och ursprungslandet låter köparen uppskatta tullen och påbörja tull- och licenspappren innan varorna anländer.
Skicka smartare med UMERA
Klistra in en order - UMERA bygger offertförfrågan och skickar den till dina egna transportörer på 60 sekunder.