Handelsfaktura: mall och obligatoriska fält

När du skickar varor över en gräns är handelsfakturan det dokument som tullen läser först. Den är det avgörande köpdokumentet mellan säljare och köpare, och det är den myndigheterna använder för att värdera dina varor och fastställa tull och moms — en korrekt faktura klareras alltså snabbare och kostar dig mindre.

Obligatoriska fält

Varje handelsfaktura för export behöver fälten nedan. Saknade eller vaga uppgifter är den främsta orsaken till att sändningar hålls kvar vid gränsen.

Fält	Vad som ska anges
Säljare och köpare	Fullständiga namn, adresser samt VAT- och EORI-nummer
Fakturanummer och datum	Unik referens och utfärdandedatum
Varubeskrivning	Tydlig, specifik beskrivning av varje rad
HS- / varukod	Tullklassificeringen per rad
Ursprungsland	Var varorna tillverkades, inte varifrån de skickades
Kvantitet	Enheter, kartonger eller vikt per rad
Enhetsvärde och summa	Pris per enhet och radsumma
Valuta	Valutan som varje värde anges i
Incoterm (2020)	Regeln och den angivna platsen, t.ex. FCA Kaunas
Betalningsvillkor	När och hur köparen betalar
Brutto- / nettovikt	Båda, i överensstämmelse med din packlista
Skäl för export	Försäljning, prov, retur, reparation osv.

Hur tullen använder den för tull

Fakturavärdet är utgångspunkten för dina varors tullvärde. Utifrån den siffran beräknar tullen den tull som ska betalas med hjälp av HS-koden, och därefter moms ovanpå. Blir värdet eller koden fel betalar du antingen för mycket eller utlöser en förfrågan. Räkna på siffrorna själv med kalkylatorn för importtull innan varorna skickas, så att det deklarerade totalbeloppet stämmer med vad du förväntar dig att betala.

Även den valda Incoterm spelar roll här: den talar om för tullen om frakt och försäkring redan ingår i fakturavärdet eller läggs till separat. En tydlig Incoterm-rad undanröjer den oklarheten.

Vanliga misstag

Detta är felen som orsakar kvarhållna sändningar, omräknad tull eller böter:

• Vaga beskrivningar — ”delar” eller ”varor” räcker inte; beskriv vad varje artikel faktiskt är.
• Saknad HS-kod — utan den kan tullen inte klassificera eller fastställa sats för varorna.
• Undervärdering — att deklarera mindre än det verkliga priset är ett tullbrott, inte en besparing.
• Fel Incoterm — en regel som inte matchar affären gör det oklart vem som betalar vad.
• Avvikelse från packlistan — vikter, kvantiteter och antal artiklar måste stämma överens mellan dokumenten.

Handelsfaktura jämfört med proforma

En proformafaktura är en offert som skickas före försäljningen — användbar för köparen att ordna betalning eller importlicens. Handelsfakturan är den riktiga handlingen, utfärdad när affären är överenskommen, och det är den som tullen godtar för klarering. Skicka en proforma för att bekräfta beställningen, och sedan en handelsfaktura för att skicka varorna.

När dina dokument är i ordning förvandlar UMERA sändningen till en fraktoffertförfrågan (RFQ) och ger dig bokade transportörsofferter från en enda förfrågan — så att dokumenten och transporten håller sig på samma tidslinje. För en bredare bild av de dokument som krävs, se våra guider om exportdokument och importdokumentation.

FAQ

Är en handelsfaktura samma sak som en vanlig faktura?

Nej. En vanlig faktura debiterar köparen för betalning. En handelsfaktura lägger till tulluppgifterna — HS-koder, ursprungsland, Incoterm och EORI-nummer — som en internationell sändning behöver för att klareras.

Vem utfärdar handelsfakturan?

Säljaren (exportören) utfärdar den. Köparens tullombud eller speditör använder den för att göra importdeklarationen, så uppgifterna måste vara fullständiga och korrekta.

Behöver jag en HS-kod på varje rad?

Ja. Varje enskild produkt behöver sin egen HS- / varukod så att tullen kan klassificera varorna och tillämpa rätt tullsats.

Vad händer om värdet är fel?

En undervärderad faktura kan innebära straffavgifter, en omräknad tullräkning och en kvarhållen sändning. En övervärderad innebär att du betalar mer tull och moms än du borde. Deklarera det verkliga transaktionsvärdet.