Kravu pārvadājumu RFQ process soli pa solim

Kravu RFQ process (request for quote, cenas pieprasījums) ir veids, kā jūs lūdzat vairākiem pārvadātājiem noteikt cenu vienam un tam pašam maršrutam, lai varētu tos salīdzināt līdzvērtīgi un izvēlēties piemērotāko. Labi izpildīts, tas aizņem vienu koncentrētu pēcpusdienu un ietaupa reālu naudu - kad nosūtāt vienu un to pašu maršrutu pieciem pārvadātājiem, atpakaļ saņemtajos piedāvājumos parasti redzat 15-30 % izkliedi. Veicot to ar e-pastu un izklājlapu, tas aprij divas dienas, piedāvājumi nekad nesakrīt, un beigās jūs vienkārši minat.

Šī ir versija, kas darbojas mazam vai vidējam nosūtītājam, kas apkalpo dažus regulārus maršrutus un pāris spot kravu mēnesī. Nekādas kravu biržas, nekādu kontu izveides šķēršļu jūsu pārvadātājiem, nekāda 40 kolonnu konkursa veidne. Tikai tīrs pieprasījums, salīdzināmas atbildes un ātra piešķiršana.

Kas ir kravu RFQ un kāpēc e-pasts-un-izklājlapa neizdodas

Kravu RFQ ir strukturēts pieprasījums: "Šeit ir krava (vai maršruts). Nosauc man visu iekļaujošu cenu līdz termiņam." Tas ir jebkura kravu iepirkuma procesa kodols neatkarīgi no tā, vai jūs nosakāt cenu vienai spot sūtījumam vai veicat nelielu gada konkursu desmit maršrutiem.

E-pasta-un-izklājlapas metode neizdodas paredzamu iemeslu dēļ:

• Katrs pārvadātājs atbild atšķirīgā formātā. Viens kalkulē par km, viens vienotu visu iekļaujošu cenu, viens bāzes cenu plus dīzeļdegvielas piemaksu plus ceļa nodevas pozīciju. Jūs nevarat tos salīdzināt, visu nepārrakstot no jauna.
• Jūs aizmirstat, ko nosūtījāt. Trīs dienas vēlāk jūs vairs neatceraties, vai pārvadātājs C saņēma to pašu svaru un palešu skaitu kā pārvadātājs A.
• Piedāvājumi pienāk dažādos laikos. Pirmā atbilde jūs noenkuro, un līdz brīdim, kad pienāk lētākais, jūs jau esat puslīdz apņēmies izvēlēties kādu citu.
• Slēptās izmaksas parādās pēc piešķiršanas. Izrādījās, ka "visu iekļaujošā" cena neiekļāva gaidīšanas laiku, otro izkraušanu vai prāmi.

Risinājums nav izsmalcinātāks rīks. Tā ir disciplīna trijos punktos: nosūtīt identisku pieprasījumu visiem, piespiest katru atbildi vienā visu iekļaujošā EUR/km skatā un pārbaudīt uzvarētāja skaitli pret savu vēsturi, pirms apņematies.

1. solis: izveidojiet savu maršrutu sarakstu

Sāciet ar to, ko jūs patiešām nosūtāt. Izvelciet pēdējo trīs līdz sešu mēnešu kravas un sagrupējiet tās maršrutos - izcelsmes reģions līdz galamērķa reģionam ar tipisku kravas profilu.

Katram maršrutam pierakstiet faktus, kas pārvadātājam vajadzīgi, lai precīzi noteiktu cenu:

Lauks	Piemērs	Kāpēc tas svarīgi
Izcelsme / galamērķis	Viļņa (LT) → Hamburga (DE)	Nosaka maršrutu un ceļa nodevas
Attālums	~1180 km	Bāze EUR/km salīdzinājumam
Aprīkojums	Standarta tautliner, 13,6 m	Nepareizs aprīkojums = nepareiza cena
Tipiskais svars	18 000 kg	Nosaka, vai tā ir pilna vai daļēja krava
Iekraušanas metri (LDM)	13,6 LDM (pilna) vai 7,5 LDM (daļēja)	Reālais kapacitātes ierobežojums
Paletes	33 EUR paletes	Saprātīguma pārbaude pret LDM
Biežums	2-3 nedēļā	Izlemj, vai tas ir konkursa cienīgs vai spot
Tranzīts / termiņš	Iekraušana pirmd., piegāde trešd. (2 dienas)	Ietekmē, kurš to var paņemt

Ja neesat pārliecināts, vai daļēja krava tiek aprēķināta pēc svara vai pēc telpas, vispirms aprēķiniet iekraušanas metrus - parasti tieši pēc tiem pārvadātājs iekasē maksu. Iekraušanas metru kalkulators pārvērš palešu skaitu un izmērus LDM, lai skaitlis jūsu RFQ atbilstu tam, ko kravas automašīna patiešām pārdod.

Padoms: turiet maršrutus, ko apkalpojat iknedēļas, vienā grozā (vērts neliela konkursa fiksētai likmei) un gadījuma maršrutus citā (nosakiet tiem cenu kā spot katru reizi).

2. solis: izvēlieties pārvadātājus, kuriem jau uzticaties (ne tirgus laukums)

UMERA apzināti nav kravu birža. RFQ jēga nav izplatīt jūsu kravu atvērtajā tirgū un cerēt - tā ir saņemt konkurētspējīgus piedāvājumus no pārvadātājiem, par kuriem jau zināt, ka tie var apkalpot maršrutu. Tirgus laukums sniedz jums svešiniekus un skrējienu uz leju kvalitātes ziņā. Īss uzticamu pārvadātāju saraksts sniedz jums cenu konkurenci un uzticamību.

Katram maršrutam izvēlieties trīs līdz piecus pārvadātājus, kas:

• jau ir apkalpojuši šo maršrutu vai reģionu jūsu labā vai ir ieteikti,
• ir ar pareizo aprīkojumu un pareizajām atļaujām/ADR, ja nepieciešams,
• atbild uz tālruni, kad kaut kas noiet greizi.

Trīs ir minimums īstam salīdzinājumam; pieci ir pilnīgi pietiekami. Vairāk par to, un jūs radāt darbu pārvadātājiem, kas neuzvarēs, kas nogurdina attiecības.

Jums nav vajadzīgs, lai tie visi būtu vienā platformā ar pieteikšanos. Labs RFQ sasniedz pārvadātāju tur, kur viņš jau atrodas - e-pastā vai ar bezkonta magic link, no kura viņš var dot piedāvājumu sekundēs, nereģistrējoties nekam.

3. solis: nosūtiet tīru, identisku RFQ katram

Šis ir solis, kas izšķir visu procesu. Katram pārvadātājam jāsaņem tas pats pieprasījums, tie paši fakti, tas pats termiņš. Ja pārvadātājs A nosaka cenu 18 tonnām uz 13,6 LDM, bet pārvadātājs B domā, ka tas ir 12 tonnas uz 7 LDM, jūsu salīdzinājums ir bezjēdzīgs.

Tīrs kravu RFQ satur tieši šo un neko miglainu:

1. Maršruts - izcelsme un galamērķis (pasta indeksi, ja tie jums ir).
2. Krava - svars, iekraušanas metri, palešu skaits, sakraujama vai nē.
3. Aprīkojums - nepieciešamais piekabes tips.
4. Datumi - iekraušanas datums, piegādes termiņš.
5. Īpašie nosacījumi - aizmugurējais pacēlājs, ADR, temperatūra, vairākas izkraušanas, muita.
6. Ko vēlaties, lai noteiktu cenu - "visu iekļaujošu EUR cenu, ieskaitot degvielu un ceļa nodevas" - lai neviens neslēpj piemaksu.
7. Atbildes termiņš - piem., "līdz šodien plkst. 16:00."

Nosūtiet to visiem uzreiz ar to pašu termiņu. Vienlaicīgs termiņš novērš noenkurošanas problēmu - jūs atverat visus piedāvājumus kopā, nevis reaģējat uz to, kas atbildēja pirmais.

Beidziet dzīties pakaļ piedāvājumiem pa e-pastu - veiciet savu nākamo RFQ saviem pārvadātājiem 60 sekundēs.

4. solis: normalizējiet katru piedāvājumu uz vienu visu iekļaujošu EUR/km skatu

Piedāvājumi atnāks jauktās formās. Jūsu uzdevums ir pārvērst tos visus vienā salīdzināmā skaitlī: visu iekļaujošā EUR un visu iekļaujošā EUR/km. Šis ir vērtīgākais paradums kravu iepirkumā.

Katram piedāvājumam saskaitiet katru pozīciju, ko jūs patiešām maksāsiet - bāzes pārvadājumu, degvielas piemaksu, ceļa nodevas, prāmi, gaidīšanas laika pielaidi, otrās izkraušanas maksu - vienā kopsummā. Pēc tam daliet ar maršruta attālumu.

Aprēķināts piemērs - Viļņa → Hamburga, ~1180 km, 18 000 kg, 13,6 LDM pilna krava:

Pārvadātājs	Bāze	Degvielas piemaksa	Ceļa nodevas	Cits	Visu iekļaujošā EUR	EUR/km
Pārvadātājs A	€1180	iekļauts	iekļauts	-	€1180	€1,00
Pārvadātājs B	€980	€120	€85	-	€1185	€1,00
Pārvadātājs C	€1050	€90	€70	€40 (1 izkraušana)	€1250	€1,06
Pārvadātājs D	€1320	iekļauts	iekļauts	-	€1320	€1,12
Pārvadātājs E	€1090	€110	iekļauts	-	€1200	€1,02

Pārvadātājs A no pirmā acu uzmetiena izskatījās lētākais, taču pārvadātājs B faktiski nonāk pie tās pašas visu iekļaujošās cenas, tiklīdz esat saskaitījis viņa atsevišķās degvielas un ceļa nodevu pozīcijas - virsraksta "€980" bija maldinošs. Izkliede šeit ir no €1180 līdz €1320, aptuveni 12 % šim maršrutam, un nestabilākos maršrutos tā regulāri ir plašāka.

Lai pārbaudītu, vai paši piedāvājumi atrodas saprātīgā joslā, izlaidiet maršrutu caur kravu likmes kalkulatoru un salīdziniet indikatīvo EUR/km ar to, ko atsūtīja jūsu pārvadātāji. Ja katrs piedāvājums ir krietni virs indikācijas, jums varbūt ir nepareiza aprīkojuma specifikācija vai slikta sezona; ja viens ir krietni zemāk, pajautājiet, kas ir izslēgts, pirms svinat.

5. solis: pārbaudiet, vai cena ir godīga (jūsu pašu vēsture)

Etalons no rīka ir saprātīguma pārbaude. Jūsu pašu vēsture ir īstais etalons. Jūs jau zināt, cik šis maršruts jums izmaksāja pagājušajā mēnesī un pagājušajā ceturksnī - šis skaitlis ir godīgāks par jebkuru tirgus vidējo, jo tas atspoguļo jūsu reālās kravas, jūsu reālos pārvadātājus, jūsu reālo apkalpošanas līmeni.

Veiciet vienkāršu nepārtrauktu uzskaiti katram maršrutam:

Maršruts	Pēdējoreiz samaksāts (EUR/km)	Labākais šajā RFQ (EUR/km)	Izmaiņas
Viļņa → Hamburga	€1,04	€1,00	-4 %
Kauņa → Roterdama	€0,98	€1,07	+9 %
Klaipēda → Varšava	€1,10	€1,05	-5 %

Ja labākais piedāvājums ir zem jūsu pēdējās samaksātās likmes, labi - piešķiriet to. Ja tas ir būtiski virs (Kauņa → Roterdama rinda, +9 %), apstājieties: vai tā ir sezona, kapacitātes trūkums, degvielas cenu lēciens, vai mainījās jūsu specifikācija? Šis konteksts pasaka, vai pieņemt, pārsūtīt vēl vienam pārvadātājam vai pagaidīt dienu.

Tikai vispārīga informācija - ne muitas, nodokļu vai juridiskas konsultācijas. Pārrobežu maršruti var ietvert muitas nodevu, VAT un muitas darbības, kas atrodas ārpus kravas cenas; apstipriniet tās atsevišķi.

6. solis: piešķiriet un saglabājiet attiecības

Piešķiršana ir vairāk nekā zemākā EUR/km izvēle. Izsveriet to pret lietām, kas jums izmaksā reālu naudu, kad tās noiet greizi:

• Uzticamība - savlaicīguma rezultāti šajā maršrutā.
• Komunikācija - vai viņi ziņo par kavējumu, pirms jums jādzenas pakaļ?
• Kapacitāte - vai viņi var jūs nosegt, kad apjomi strauji pieaug?
• Bojājumu / prasību vēsture.

Pārvadātājs, kas ir par €0,02/km dārgāks, bet kas nekad neatstāj jūs strupceļā, parasti ir lētākā izvēle visa ceturkšņa garumā.

Kad piešķirat:

1. Skaidri pasakiet uzvarētājam - apstipriniet maršrutu, cenu un visu iekļaujošos nosacījumus rakstiski.
2. Pasakiet pārvadātājiem, kas neuzvarēja. Divrindiņu "paldies, šoreiz ne, atgriezīsimies nākamajā kārtā" liek viņiem nopietni piedāvāt nākamreiz. Pārvadātāji, kas nekad nesaņem atbildi, vairs nepūlas, un jūsu konkurences kopa sarūk.
3. Reģistrējiet piešķīrumu savā maršruta vēsturē, lai nākamajam RFQ būtu etalons.

Šī darīšanas saviem pārvadātājiem, nevis atvērtam tirgus laukumam, jēga ir tā, ka katra kārta stiprina attiecības. Viņi iepazīst jūsu kravas, jūs iepazīstat viņu uzticamību, un cenas paliek konkurētspējīgas, jo viņi zina, ka tajā pašā pieprasījumā ir vēl trīs citi.

Aprēķināts laika grafiks: no maršrutu saraksta līdz piešķīrumam vienā pēcpusdienā

Lūk, kā veikt kravu konkursu vienam maršrutam, neaprijot visu nedēļu. Tas ir spot vai neliela konkursa temps; pilns gada vairāku maršrutu konkurss izstiepj tos pašus soļus uz pāris nedēļām.

Laiks	Darbība	Rezultāts
13:00	Izvelciet maršruta faktus (1. solis)	Viena tīra maršruta lapa
13:15	Izvēlieties 4 uzticamus pārvadātājus (2. solis)	Īss saraksts
13:30	Nosūtiet identisko RFQ, termiņš 16:00 (3. solis)	4 pieprasījumi izsūtīti
13:30-16:00	Turpiniet citu darbu	Piedāvājumi pienāk
16:00	Atveriet visus piedāvājumus, normalizējiet uz visu iekļaujošo EUR/km (4. solis)	Viena salīdzinājuma tabula
16:15	Pārbaudiet labāko pret savu vēsturi + likmes indikāciju (5. solis)	Godīgi / negodīgi
16:30	Piešķiriet uzvarētājam, paziņojiet pārējiem, reģistrējiet to (6. solis)	Maršruts rezervēts, uzskaite atjaunināta

Trīsarpus stundas, lielākoties bez tiešas iesaistes, kamēr pienāk piedāvājumi. Disciplīna - identisks pieprasījums, visu iekļaujošā normalizācija, savas vēstures pārbaude - ir tas, kas pārvērš haotisku e-pasta sarakstu atkārtojamā cenas pieprasījuma rutīnā, ko varat veikt katru nedēļu.

FAQ

Cik pārvadātājus man iekļaut kravu RFQ?

No trim līdz pieciem. Trīs ir minimums jēgpilnam salīdzinājumam; pieci sniedz jums veselīgu izkliedi, neradot izšķiestu darbu pārvadātājiem, kas neuzvarēs. Pāri pieciem jūs riskējat nogurdināt labus pārvadātājus, kas turpina piedāvāt un nekad nesaņem piešķīrumu.

Kāda ir atšķirība starp RFQ un RFP loģistikā?

RFQ (request for quote, cenas pieprasījums) lūdz cenu noteiktai kravai vai maršrutam - specifikācija ir fiksēta, jūs vienkārši vēlaties skaitli. RFP (request for proposal, priekšlikuma pieprasījums) ir plašāks: jūs aprakstāt vajadzību un lūdzat pārvadātājus ierosināt, kā viņi to risinātu, ieskaitot pakalpojuma dizainu, ne tikai cenu. Ikdienas kravu iepirkumam jūs gandrīz vienmēr vēlaties RFQ.

Kā salīdzināt piedāvājumus, kas izmanto atšķirīgas piemaksu struktūras?

Normalizējiet visu uz vienu visu iekļaujošu EUR kopsummu, pēc tam daliet ar maršruta attālumu, lai iegūtu EUR/km skaitli. Saskaitiet katru pozīciju, ko jūs patiešām maksāsiet - bāzi, degvielas piemaksu, ceļa nodevas, prāmi, gaidīšanas laiku, papildu izkraušanas - vienā skaitlī katram pārvadātājam. Šis visu iekļaujošais EUR/km ir vienīgais godīgais salīdzinājuma pamats.

Vai UMERA ir kravu tirgus laukums vai birža?

Nē. UMERA nav kravu birža vai kravu apmaiņa. Jūs veicat RFQ saviem uzticamajiem pārvadātājiem, kas dod piedāvājumu, izmantojot bezkonta magic link, nereģistrējoties nekam. Mērķis ir cenu konkurence starp pārvadātājiem, uz kuriem jau paļaujaties, nevis jūsu kravas izplatīšana svešiniekiem.

Cik bieži man vajadzētu atkārtot RFQ regulāram maršrutam?

Iknedēļas maršrutiem ar fiksētu likmi pārkārtojiet konkursu katru ceturksni vai kad degviela/kapacitāte manāmi mainās. Spot maršrutiem veiciet svaigu RFQ katru reizi - cenas svārstās no nedēļas uz nedēļu, un ātrs četru pārvadātāju pieprasījums tur visus godīgus.

Ko darīt, ja katrs piedāvājums atnāk augstāks par manu pēdējo samaksāto likmi?

Tas parasti norāda uz tirgus vai specifikācijas izmaiņām, nevis sliktu RFQ. Pārbaudiet, vai tā ir sezonāla kapacitāte, degvielas cenu lēciens vai mainīts kravas profils. Izlaidiet maršrutu caur likmes indikāciju, lai redzētu, vai visa josla ir pārvietojusies, un, ja tā, pieņemiet jauno realitāti vai pagaidiet dienu vai divas pirms piešķiršanas.