Proformaarve: mall ja kohustuslikud väljad

Proformaarve on dokument, mille saadad ostjale enne tehingu lõplikku vormistamist — pakkumiseks, ettemaksu küsimiseks või tollivormistuse eelmenetluse ja impordilubade algatamiseks. See näeb välja nagu arve, kuid ei ole maksenõue ega ole kasutusel lõpliku tolliväärtuse määramisel.

Milleks proformaarve on mõeldud

Proformaarve väljastad siis, kui kaupa ei ole veel lähetatud ja müük ei ole veel kinnitatud. See ütleb ostjale täpselt, mida ta saab, millistel tingimustel ja mis hinnaga — et ta saaks tellimuse heaks kiita, tasuda ettemaksu või taotleda impordiluba. Kui kaup on lähetatud, asendad selle kommertsarvega, mis on lõplik dokument, mida toll kasutab saadetise väärtuse määramiseks.

Levinud kasutusalad:

• Siduv pakkumine, mille ostja saab kinnitada
• Alus ettemaksule või akreditiivile
• Tollivormistuse eelmenetlus ja impordilubade taotlused
• Ostja finantsmeeskonna sisemine ostu heakskiidu dokument

Kohustuslikud väljad

Toll ja pangad ootavad, et proformaarve sisaldaks samu põhiandmeid mis lõplik arve. Puuduvad väljad põhjustavad viivitusi piiril ja tagasilükatud maksetaotlusi.

Väli	Mida see peab näitama
Müüja ja ostja	Täielikud juriidilised nimed, aadressid, VAT/EORI numbrid
Kuupäev ja proforma number	Väljastamise kuupäev ja unikaalne viide
Kauba kirjeldus	Selge, täielik kirjeldus — ilma ähmaste mõisteteta nagu „näidised“ või „osad“
HS / kaubakood	Tariifikood iga rea kohta
Kogus	Ühikud, kastid või tükid rea kohta
Ühikuhind ja kogusumma	Hind ühiku kohta ning rea/koguväärtus
Valuuta	EUR, USD jne — selgesõnaliselt märgitud
Incoterm (2020)	Nt FOB ja nimetatud koht
Päritoluriik	Kus kaup on toodetud
Hinnangulised kaalud	Neto- ja brutokaal ning maht, kui teada
Kehtivuskuupäev	Kui kaua pakutud hind kehtib

HS kood ja päritoluriik määravad ostja imporditollimaksu, seega märgi need õigesti juba proforma etapis.

Proformaarve vs kommertsarve

Mõlemal dokumendil on sama paigutus, kuid need teenivad tehingu eri etappe.

	Proformaarve	Kommertsarve
Millal	Enne kauba lähetamist	Kauba lähetamisel
Staatus	Esialgne / pakkumine	Lõplik ja siduv
Makse	Ei ole maksenõue	Fikseerib maksmisele kuuluva summa
Tolliväärtuse määramine	Ei kasutata lõplikuks väärtuse määramiseks	Kasutatakse kauba väärtuse määramiseks
Numeratsioon	Oma proforma viide	Lõplik arve number

Kui koostad ekspordipaketti, asub proforma tavaliselt koos pakkelehega ja ülejäänud ekspordidokumentidega. Ostja poolel liiguvad samad andmed otse impordidokumentatsiooni.

Millal seda kasutada

Saada proformaarve alati, kui ostja vajab enne kohustuse võtmist ametlikku arvu: tellimuse kinnitamiseks, ettemaksu vabastamiseks või tollidokumentide vormistamiseks enne lähetamist. Ära kasuta seda lõpliku raamatupidamisdokumendina — kui kaup on laaditud ja Incoterm annab riski üle, võtab juhtohjad üle kommertsarve.

Kui proforma on kokku lepitud ning sa tead kaupa, kaalusid ja Incotermi, muudab UMERA need andmed kohe RFQ-ks ja broneeritud vedajapakkumisteks, nii et samad andmed, mille dokumendile paned, juhivad tegelikku veo broneeringut.

FAQ

Kas proformaarve on õiguslikult siduv?

See ei ole maksenõue ega fikseeri võlga. See on heauskne pakkumine, kuigi sellel olevad hinnad ja tingimused muutuvad tavaliselt siduvaks, kui ostja need aktsepteerib ja väljastatakse kommertsarve.

Kas ma saan proformaarvet tolli jaoks kasutada?

Sa saad seda kasutada eelmenetluseks ja impordilubade taotlemiseks, kuid toll ei aktsepteeri seda lõpliku väärtuse määramiseks. Kommertsarve on dokument, mida kasutatakse kauba väärtuse määramiseks ja tollimaksu arvutamiseks.

Mis vahe on proformaarvel ja kommertsarvel?

Proforma on esialgne, saadetakse enne kauba lähetamist ja ei ole maksenõue. Kommertsarve on lõplik, siduv dokument, mis väljastatakse kauba lähetamisel ja mida kasutatakse tolliväärtuse määramiseks.

Kas proformaarve vajab HS koodi?

Jah. HS / kaubakoodi ja päritoluriigi märkimine võimaldab ostjal tollimaksu hinnata ning alustada tolli- ja loadokumentide vormistamist enne kauba saabumist.