Proformafactuur: sjabloon & verplichte velden

Een proformafactuur is het document dat u naar een koper stuurt voordat de deal definitief is — voor een offerte, om een vooruitbetaling te vragen of om de inklaring vooraf en aanvragen voor invoervergunningen op te starten. Het lijkt op een factuur, maar het is geen betalingsverzoek en wordt niet gebruikt voor de definitieve douanewaardebepaling.

Waarvoor een proformafactuur dient

U stelt een proforma op wanneer de goederen nog niet verzonden zijn en de verkoop nog niet bevestigd is. Het vertelt de koper precies wat hij krijgt, onder welke voorwaarden en tegen welke prijs — zodat hij de bestelling kan goedkeuren, een aanbetaling kan doen of een invoervergunning kan aanvragen. Zodra de goederen verzonden worden, vervangt u het door een handelsfactuur, het bepalende document dat de douane gebruikt om de zending te waarderen.

Veelvoorkomende toepassingen:

• Een bindende offerte die een koper kan goedkeuren
• Een basis voor vooruitbetaling of betaling via documentair krediet
• Inklaring vooraf en aanvragen voor invoervergunningen
• Een intern goedkeuringsdocument voor de financiële afdeling van de koper

Verplichte velden

Douane en banken verwachten dat een proforma dezelfde kerngegevens bevat als de definitieve factuur. Ontbrekende velden leiden tot vertragingen aan de grens en afgewezen betalingsaanvragen.

Veld	Wat het moet vermelden
Verkoper & koper	Volledige juridische namen, adressen, VAT-/EORI-nummers
Datum & proformanummer	Datum van afgifte plus een uniek referentienummer
Goederenomschrijving	Duidelijke, volledige omschrijving — geen vage termen als "monsters" of "onderdelen"
HS-/goederencode	De tariefcode voor elke regel
Hoeveelheid	Eenheden, dozen of stuks per regel
Eenheidsprijs & totaal	Prijs per eenheid en regel-/totaalwaarde
Valuta	EUR, USD enz. — uitdrukkelijk vermeld
Incoterm (2020)	Bijv. FOB plus genoemde plaats
Land van oorsprong	Waar de goederen zijn vervaardigd
Geschatte gewichten	Netto- en brutogewicht, plus volume indien bekend
Geldigheidsdatum	Hoe lang de opgegeven prijs geldt

De HS-code en het land van oorsprong bepalen de invoerrechten van de koper, dus vermeld ze al in het proformastadium correct.

Proforma versus handelsfactuur

De twee documenten delen een lay-out maar dienen verschillende fasen van de deal.

	Proformafactuur	Handelsfactuur
Wanneer	Voordat goederen verzonden worden	Wanneer goederen verzonden worden
Status	Voorlopig / offerte	Definitief en bepalend
Betaling	Geen betalingsverzoek	Legt het verschuldigde bedrag vast
Douanewaardebepaling	Niet gebruikt voor definitieve waardebepaling	Gebruikt om de goederen te waarderen
Nummering	Eigen proformareferentie	Definitief factuurnummer

Als u het exportpakket samenstelt, hoort de proforma meestal bij de paklijst en de rest van uw exportdocumenten. Aan de kant van de koper stromen dezelfde gegevens rechtstreeks door naar de importdocumentatie.

Wanneer te gebruiken

Stuur een proforma wanneer de koper een formeel bedrag nodig heeft voordat hij zich verbindt: om een bestelling te bevestigen, een aanbetaling vrij te geven of de douanepapieren te regelen vóór verzending. Gebruik het niet als het definitieve boekhouddocument — zodra de goederen geladen zijn en de Incoterm het risico overdraagt, neemt de handelsfactuur het over.

Zodra de proforma is overeengekomen en u de goederen, gewichten en Incoterm kent, zet UMERA die gegevens om in een directe RFQ en geboekte vervoerdersoffertes, zodat dezelfde gegevens die u op het document zet de feitelijke vrachtboeking aansturen.

FAQ

Is een proformafactuur juridisch bindend?

Het is geen betalingsverzoek en legt geen schuld vast. Het is een offerte te goeder trouw, hoewel de prijzen en voorwaarden erop meestal bindend worden zodra de koper accepteert en de handelsfactuur wordt uitgereikt.

Kan ik een proformafactuur voor de douane gebruiken?

U kunt het gebruiken voor inklaring vooraf en om invoervergunningen aan te vragen, maar de douane accepteert het niet voor de definitieve waardebepaling. De handelsfactuur is het document dat wordt gebruikt om de goederen te waarderen en de rechten te berekenen.

Wat is het verschil tussen een proforma en een handelsfactuur?

Een proforma is voorlopig, wordt verstuurd voordat goederen verzonden worden en is geen betalingsverzoek. De handelsfactuur is het definitieve, bepalende document dat wordt uitgereikt wanneer goederen verzonden worden en wordt gebruikt voor de douanewaardebepaling.

Heeft een proformafactuur een HS-code nodig?

Ja. Het vermelden van de HS-/goederencode en het land van oorsprong stelt de koper in staat de rechten te schatten en de douane- en vergunningspapieren te starten voordat de goederen aankomen.