Fattura proforma: modello e campi obbligatori

Una fattura proforma è il documento che invii a un acquirente prima che l'affare sia concluso: per un preventivo, per richiedere un pagamento anticipato o per avviare lo sdoganamento preliminare e le richieste di licenze di importazione. Sembra una fattura, ma non è una richiesta di pagamento e non viene utilizzata per la valutazione doganale definitiva.

A cosa serve una fattura proforma

Emetti una proforma quando la merce non è ancora stata spedita e la vendita non è ancora confermata. Indica all'acquirente esattamente cosa riceverà, a quali condizioni e a quale prezzo, in modo che possa approvare l'ordine, versare un acconto o richiedere una licenza di importazione. Una volta spedita la merce, la sostituisci con una fattura commerciale, il documento definitivo che la dogana utilizza per valutare la spedizione.

Usi comuni:

• Un'offerta vincolante che l'acquirente può approvare
• Una base per il pagamento anticipato o tramite credito documentario
• Lo sdoganamento preliminare e le richieste di licenze di importazione
• Un documento interno di approvazione dell'acquisto per l'ufficio finanziario dell'acquirente

Campi obbligatori

La dogana e le banche si aspettano che una proforma riporti gli stessi dati essenziali della fattura definitiva. I campi mancanti causano ritardi alla frontiera e il rigetto delle richieste di pagamento.

Campo	Cosa deve indicare
Venditore e acquirente	Ragioni sociali complete, indirizzi, numeri VAT/EORI
Data e numero di proforma	Data di emissione più un riferimento univoco
Descrizione della merce	Descrizione chiara e completa, senza termini vaghi come «campioni» o «parti»
Codice HS / codice merce	Il codice tariffario per ogni riga
Quantità	Unità, cartoni o pezzi per riga
Prezzo unitario e totale	Prezzo per unità e valore della riga/totale
Valuta	EUR, USD, ecc., indicata in modo esplicito
Incoterm (2020)	Per es. FOB più il luogo convenuto
Paese di origine	Dove è stata fabbricata la merce
Pesi stimati	Peso netto e lordo, oltre al volume se noto
Data di validità	Per quanto tempo è valido il prezzo indicato

Il codice HS e il paese di origine determinano i dazi all'importazione dell'acquirente, quindi indicali correttamente già nella fase di proforma.

Proforma vs fattura commerciale

I due documenti condividono lo stesso layout ma servono fasi diverse dell'affare.

	Fattura proforma	Fattura commerciale
Quando	Prima della spedizione della merce	Al momento della spedizione
Stato	Preliminare / preventivo	Definitiva e vincolante
Pagamento	Non è una richiesta di pagamento	Registra l'importo dovuto
Valutazione doganale	Non usata per la valutazione definitiva	Usata per valutare la merce
Numerazione	Riferimento proprio di proforma	Numero di fattura definitivo

Se stai preparando il pacchetto di esportazione, la proforma di solito accompagna la distinta di carico e il resto dei tuoi documenti di esportazione. Dal lato dell'acquirente, gli stessi dati confluiscono direttamente nella documentazione di importazione.

Quando usarla

Invia una proforma ogni volta che l'acquirente ha bisogno di una cifra formale prima di impegnarsi: per confermare un ordine, sbloccare un acconto o sbrigare le pratiche doganali prima della spedizione. Non usarla come documento contabile definitivo: una volta caricata la merce e trasferito il rischio secondo l'Incoterm, subentra la fattura commerciale.

Una volta concordata la proforma e quando conosci la merce, i pesi e l'Incoterm, UMERA trasforma questi dettagli in una RFQ istantanea e in preventivi dei vettori già prenotati, così gli stessi dati che inserisci nel documento guidano la prenotazione effettiva del trasporto.

FAQ

Una fattura proforma è giuridicamente vincolante?

Non è una richiesta di pagamento e non registra un debito. È un'offerta in buona fede, anche se i prezzi e le condizioni in essa indicati di solito diventano vincolanti una volta che l'acquirente accetta e viene emessa la fattura commerciale.

Posso usare una fattura proforma per la dogana?

Puoi usarla per lo sdoganamento preliminare e per richiedere le licenze di importazione, ma la dogana non la accetterà per la valutazione definitiva. La fattura commerciale è il documento utilizzato per valutare la merce e calcolare i dazi.

Qual è la differenza tra una proforma e una fattura commerciale?

Una proforma è preliminare, viene inviata prima della spedizione della merce e non è una richiesta di pagamento. La fattura commerciale è il documento definitivo e vincolante emesso al momento della spedizione della merce e utilizzato per la valutazione doganale.

Una fattura proforma necessita di un codice HS?

Sì. Indicare il codice HS / codice merce e il paese di origine consente all'acquirente di stimare i dazi e avviare le pratiche doganali e di licenza prima dell'arrivo della merce.