9 documenti per esportare merci dai Paesi baltici
I documenti per l'esportazione di una spedizione baltica di solito si riducono a nove: una fattura commerciale, una distinta di imballaggio, una CMR, una dichiarazione di esportazione e una manciata di documenti condizionali (certificato di origine, EUR.1, licenze, documentazione per merci pericolose, assicurazione). Preparate correttamente questi quattro documenti fondamentali e coerenti tra loro, e il 90 % dei carichi viene sdoganato senza una sola telefonata. Se un dato non torna, aspettate alla frontiera. Questa guida passa in rassegna ciascuno di essi, chi lo emette e gli errori che vi costano una giornata.
Solo informazioni di carattere generale: non costituiscono consulenza doganale, fiscale o legale.
La checklist dei 9 documenti di esportazione (tabella)
Ecco la checklist completa dei documenti di esportazione per una tipica spedizione su strada in partenza da Lituania, Lettonia o Estonia. I primi quattro servono per quasi ogni carico; il resto dipende dalla destinazione, dalle merci e dal valore.
| # | Documento | Chi lo emette | Quando serve |
|---|---|---|---|
| 1 | Fattura commerciale | Voi (il venditore/esportatore) | Ogni esportazione fuori dall'UE; utile internamente per i trasporti intra-UE |
| 2 | Distinta di imballaggio | Voi (l'esportatore) | Ogni spedizione con più di un collo o merci miste |
| 3 | Lettera di vettura CMR | Voi / spedizioniere / vettore | Ogni trasporto su strada transfrontaliero sotto la Convenzione CMR |
| 4 | Dichiarazione di esportazione (EX1) | Voi o uno spedizioniere doganale | Ogni esportazione di merci UE verso un paese extra-UE |
| 5 | Numero EORI | Dogana nazionale (una volta) | Ogni impresa che svolge formalità doganali: registratevi una volta, riutilizzatelo |
| 6 | Certificato di origine | Camera di commercio | Quando l'acquirente o la dogana di destinazione chiede prova dell'origine |
| 7 | EUR.1 / dichiarazione di origine | Dogana / sulla fattura | Tariffa preferenziale sotto un accordo commerciale UE |
| 8 | Licenze / autorizzazioni | Autorità competente | Duplice uso, alimentari, merci controllate (caso per caso) |
| 9 | Certificato di assicurazione / documenti ADR | Assicuratore / mittente | Carico assicurato; merci pericolose (ADR) su strada |
Per un trasporto da UE a UE (poniamo Vilnius–Amburgo) servono principalmente la CMR più una fattura e una distinta di imballaggio: nessuna dichiarazione di esportazione, perché le merci restano nell'unione doganale. Nel momento in cui la vostra destinazione è fuori dall'UE (Vilnius–Oslo, Klaipėda–un porto del Regno Unito), i punti 1-4 diventano tutti rilevanti.
Un rapido esempio pratico
Un pallet di componenti per mobili, Vilnius–Oslo (Norvegia, fuori dall'UE):
- Valore delle merci: EUR 6.400
- Peso: 820 kg lordi, 760 kg netti
- Imballaggio: 2 pallet EUR, 1,6 LDM, avvolti in film estensibile
- Transito: ~3 giorni porta a porta
- Documenti: fattura commerciale, distinta di imballaggio, CMR, dichiarazione di esportazione (EX1) e un EUR.1 per rivendicare l'aliquota preferenziale sotto l'accordo UE-Norvegia
Omettete qui l'EUR.1 e l'importatore potrebbe pagare un dazio che l'accordo commerciale avrebbe eliminato: un costo diretto trasferito direttamente sul vostro acquirente.
Fattura commerciale: cosa deve vedere la dogana
La fattura commerciale per l'esportazione è il singolo documento su cui la dogana si appoggia di più. Indica loro cosa si muove, a chi appartiene, quanto vale e a quali condizioni. Una fattura debole è il motivo numero uno per cui i carichi vengono trattenuti.
Deve riportare, come minimo:
- Venditore e acquirente: denominazioni legali complete, indirizzi, numeri di partita IVA/EORI
- Numero e data della fattura
- Descrizione delle merci: chiara, specifica, senza codici interni
- Codice HS (codice merce) per ogni riga
- Quantità, prezzo unitario, totale di riga e valuta (EUR per primo per gli esportatori baltici)
- Incoterms con il luogo indicato, ad es. «FCA Vilnius» o «DAP Oslo». Se non siete sicuri di quale termine sposti la responsabilità doganale e dei costi, il riferimento Incoterms scompone chi paga cosa
- Paese di origine delle merci
- Valore totale della fattura e peso lordo/netto
Il valore della fattura determina il dazio e l'IVA all'importazione a destinazione. Cifre tonde che non quadrano con la vostra distinta di imballaggio o con la dichiarazione sono un campanello d'allarme immediato.
Distinta di imballaggio: e perché deve corrispondere alla fattura
Il documento di esportazione che è la distinta di imballaggio scompone fisicamente la spedizione: quante scatole, cosa c'è in ciascuna, i pesi e le dimensioni. La dogana e il vettore la usano per verificare il carico senza aprire ogni cartone.
La regola d'oro: la distinta di imballaggio e la fattura commerciale devono corrispondere. Stesso numero di voci, stesse descrizioni, stessi pesi. Se la fattura dice 760 kg netti e la distinta di imballaggio dice 740 kg, un ispettore ha ora un motivo per smontare il carico.
Una distinta di imballaggio pulita riporta:
- Il numero di fattura a cui si riferisce (così viaggiano in coppia)
- Numero e tipo di colli (pallet, cartoni, casse)
- Contenuto per collo
- Peso netto e lordo per collo e totale
- Dimensioni / volume e LDM ove rilevante
- Marcature su ogni collo
Documenti pronti? Inviate la tratta ai vostri vettori come richiesta di offerta in 60 secondi e lasciate che quotino sulla base degli stessi dati di colli e peso che avete riportato sui documenti.
CMR: la lettera di vettura su strada
Il documento CMR è il contratto di trasporto per il trasporto internazionale su strada sotto la Convenzione CMR, a cui aderiscono Lituania, Lettonia ed Estonia. Non è una prova di proprietà: dimostra che le merci sono state consegnate a un vettore, in quale stato e dove sono dirette. La CMR firmata alla consegna è la vostra prova che il carico è arrivato.
Una CMR viene di solito stampata in tre o quattro copie: una per il mittente, una per il vettore, una che viaggia con le merci fino al destinatario. Caselle chiave da compilare correttamente:
- Caselle 1-3: mittente, destinatario, luogo di consegna
- Casella 5: documenti allegati (elencate qui la fattura e la distinta di imballaggio)
- Caselle 6-12: descrizione delle merci, colli, peso, volume; devono corrispondere alla vostra fattura e alla distinta di imballaggio
- Casella 13: istruzioni del mittente (dogana, movimentazione speciale)
- Caselle 16-17: vettore ed eventuali vettori successivi
- Caselle 21-24: luogo, data e le tre firme (mittente, vettore, destinatario)
La casella 24 (la firma del destinatario alla consegna) è ciò che chiude il cerchio. Senza di essa non avete una prova di consegna pulita se sorge un reclamo. Usate un modello CMR pulito e completo affinché nessuna casella resti vuota alla banchina di carico.
Tre numeri (peso, colli, descrizione delle merci) compaiono sulla fattura, sulla distinta di imballaggio e sulla CMR. Mantenere tutti e tre identici sui tre documenti è tutto il gioco.
Certificato di origine, EUR.1 e quando servono
Questi due vengono confusi, ma svolgono compiti diversi.
Il certificato di origine attesta dove le merci sono state effettivamente prodotte. È rilasciato dalla vostra camera di commercio nazionale (in Lituania, Lettonia o Estonia) ed è richiesto quando la banca dell'acquirente, una lettera di credito o la dogana di destinazione vuole una prova formale dell'origine. Di per sé non riduce il dazio.
Il certificato di circolazione EUR.1 (o una «dichiarazione di origine» stampata sulla fattura per le spedizioni più piccole) è ciò che sblocca una tariffa preferenziale, ridotta o pari a zero sotto un accordo di libero scambio dell'UE: con Norvegia, Regno Unito, Svizzera, Turchia e molti altri. Questo è il documento che fa risparmiare denaro al vostro importatore.
| Certificato di origine | EUR.1 / dichiarazione di origine | |
|---|---|---|
| Scopo | Dimostra dove sono state prodotte le merci | Rivendica un dazio preferenziale (ridotto) |
| Emesso da | Camera di commercio | Dogana (o autodichiarato sulla fattura) |
| Effetto sul dazio | Nessuno direttamente | Può ridurre il dazio a un'aliquota ridotta o pari a zero |
| Quando | L'acquirente / la dogana lo richiede | Esiste un accordo commerciale da utilizzare |
Una rapida regola pratica: il certificato di origine dimostra il dove, l'EUR.1 fa risparmiare denaro. Nell'esempio Vilnius–Oslo qui sopra, l'EUR.1 fa la differenza tra il vostro acquirente che paga il dazio o no.
Solo informazioni di carattere generale: non costituiscono consulenza doganale, fiscale o legale. Le regole di origine sono tecniche; confermate la regola specifica per le vostre merci con uno spedizioniere doganale.
Nozioni di base sulla dichiarazione di esportazione e sull'EORI
La dichiarazione di esportazione (l'EX1 / documento di accompagnamento all'esportazione, MRN) è l'avviso formale alla dogana che le merci lasciano il territorio doganale dell'UE. Per ogni esportazione dai Paesi baltici verso un paese extra-UE è obbligatoria. Potete presentarla voi stessi tramite il sistema doganale nazionale oppure, molto più comune, farla presentare da uno spedizioniere doganale o dal vostro spedizioniere.
Prima di poter dichiarare qualsiasi cosa, vi serve un numero EORI (Economic Operators Registration and Identification). È una registrazione una tantum presso la vostra autorità doganale nazionale, gratuita, riutilizzata su ogni spedizione successiva. Niente EORI, niente dichiarazione: registratelo quindi ben prima della vostra prima esportazione, non il giorno del carico.
Un flusso tipico di dichiarazione di esportazione:
- Merci pronte, fattura e distinta di imballaggio finalizzate
- Lo spedizioniere presenta l'EX1 alla dogana, ottiene un MRN (Movement Reference Number)
- L'MRN viaggia con il carico fino all'ufficio doganale di uscita dell'UE (spesso la frontiera o il porto)
- L'ufficio di uscita conferma che le merci sono uscite: ciò genera la vostra prova di esportazione
- Conservate quella prova per applicare l'aliquota IVA zero all'esportazione
Quest'ultimo passaggio conta per la liquidità: senza una prova di uscita confermata, la vostra autorità fiscale potrebbe non accettare l'aliquota IVA zero e l'esportazione diventa molto più costosa del previsto.
FAQ
Di quali documenti ho bisogno per esportare dalla Lituania verso un paese extra-UE?
Come minimo: una fattura commerciale, una distinta di imballaggio, una lettera di vettura CMR e una dichiarazione di esportazione (EX1) presentata a fronte del vostro numero EORI. Aggiungete un certificato di origine, EUR.1, licenze o documenti ADR a seconda delle merci e della destinazione. Per un trasporto da UE a UE di solito servono solo la CMR, la fattura e la distinta di imballaggio: nessuna dichiarazione di esportazione.
Un documento CMR è obbligatorio per l'esportazione?
Per il trasporto di merci su strada transfrontaliero sotto la Convenzione CMR, che Lituania, Lettonia ed Estonia seguono tutte, sì, la CMR è la lettera di vettura standard e il contratto di trasporto. È la vostra prova che le merci sono state consegnate e, una volta firmata nella casella 24, la vostra prova di consegna.
Qual è la differenza tra una fattura commerciale e una distinta di imballaggio?
La fattura commerciale per l'esportazione copre il lato commerciale (valori, parti, Incoterms, codici HS) e determina dazio e IVA. Il documento di esportazione che è la distinta di imballaggio copre il lato fisico (quanti colli, cosa c'è in ciascuno, pesi e dimensioni). Devono corrispondere esattamente tra loro, altrimenti la dogana ha un motivo per ispezionare.
Mi servono sia un certificato di origine sia un EUR.1?
Non sempre entrambi. Un certificato di origine dimostra dove sono state prodotte le merci (spesso richiesto dall'acquirente o da una banca). Un EUR.1 (o dichiarazione di origine sulla fattura) rivendica un'aliquota di dazio preferenziale ridotta o pari a zero sotto un accordo commerciale dell'UE. L'EUR.1 vi serve solo quando esiste tale accordo e le merci sono idonee.
Cos'è un numero EORI e come lo ottengo?
Un EORI è l'identificativo doganale della vostra impresa in tutta l'UE. Registratevi una volta presso la vostra autorità doganale nazionale (è gratuito) e riutilizzatelo su ogni dichiarazione di esportazione. Non potete presentare una dichiarazione di esportazione senza di esso, quindi predisponetelo prima della vostra prima spedizione.
Chi compila la dichiarazione di esportazione?
Potete presentarla voi stessi tramite il sistema doganale nazionale, ma la maggior parte degli esportatori baltici ricorre a uno spedizioniere doganale o al proprio spedizioniere per presentare l'EX1 e ottenere l'MRN. Conservate poi la prova di uscita confermata: vi serve per applicare l'aliquota IVA zero all'esportazione.
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