Incoterms uitgelegd: begrijpelijke gids (2026)

Incoterms zijn een set drielettercodes die precies aangeven waar de verantwoordelijkheid van de verkoper eindigt en die van de koper begint bij een zending: wie betaalt voor het transport, wie betaalt voor de douane, wie draagt het risico als de goederen beschadigd raken en het exacte punt waar dat risico overgaat. Ze worden gepubliceerd door de Internationale Kamer van Koophandel en de huidige versie is Incoterms 2020, wereldwijd gebruikt op offertes, orders en facturen.

Als u vrachtwagens boekt vanuit Vilnius, Kaunas of Klaipėda, bepaalt de afgesproken Incoterm wat uw vrachtofferte daadwerkelijk omvat - en één verkeerde keuze kan u laten betalen voor transport en douane die u nooit had begroot. Deze gids loopt alle 11 regels door, de 7 die er echt toe doen voor Baltisch wegtransport, en een overzichtelijke tabel van wie wat betaalt.

Wat Incoterms zijn en waarom ze bestaan

Vóór Incoterms was een contract waarin stond "geleverd in Hamburg" een ruzie die stond te wachten om uit te breken. Geleverd aan de haven? Aan het magazijn? Met of zonder betaalde invoerrechten? Wie verzekert de lading onderweg?

Incoterms nemen die dubbelzinnigheid weg. Elke drielettercode is een vooraf overeengekomen verdeling van drie zaken:

• Kosten - wie betaalt voor het hoofdtransport, de terminalafhandeling, de douaneafhandeling en eventuele invoerrechten.
• Risico - het exacte punt waarop, als de lading verloren gaat of beschadigd raakt, het verlies ophoudt het probleem van de verkoper te zijn en het probleem van de koper wordt.
• Taken - wie de vervoerder regelt, wie de uitvoer- en invoerformaliteiten afhandelt, wie laadt en lost.

Iets belangrijks dat coördinatoren over het hoofd zien: de overgang van kosten en de overgang van risico zijn niet altijd hetzelfde punt. Bij CPT en CIP betaalt de verkoper de vracht helemaal tot de bestemming, maar het risico gaat veel eerder over op de koper - wanneer de goederen worden overgedragen aan de eerste vervoerder. Een lading kan dus halverwege de route beschadigd raken en het verlies van de koper zijn, terwijl het de verkoper is die de vrachtwagen betaalt.

Incoterms dekken ook niet alles. Ze zeggen niets over wanneer u betaald wordt, welk recht het contract beheerst of wie eigenaar is van de goederen. Het zijn een logistiek- en risico-instrument, geen volledig koopcontract.

Alleen algemene informatie - geen douane-, fiscaal of juridisch advies.

De 11 regels gegroepeerd naar wie het risico draagt

Er zijn 11 Incoterms-regels in de editie 2020, ingedeeld in twee families op basis van de transportwijze. De eerste groep werkt voor elke wijze, inclusief de weg - wat van belang is voor Baltisch vrachtvervoer. De tweede groep geldt alleen voor zee- en binnenvaart.

Elke transportwijze (inclusief weg, spoor, lucht)

Deze zeven gebruikt een coördinator van wegtransport:

1. EXW - Ex Works. De verkoper stelt de goederen enkel beschikbaar op zijn eigen terrein. De koper doet al het overige, inclusief laden.
2. FCA - Free Carrier. De verkoper overhandigt de goederen, geklaard voor uitvoer, aan de vervoerder die de koper heeft aangewezen.
3. CPT - Carriage Paid To. De verkoper betaalt de vracht tot een genoemde plaats; het risico gaat over bij de eerste vervoerder.
4. CIP - Carriage and Insurance Paid To. Net als CPT, maar de verkoper koopt ook een verzekering.
5. DAP - Delivered at Place. De verkoper levert, gereed voor lossen, op de genoemde plaats. De invoerrechten zijn voor de koper.
6. DPU - Delivered at Place Unloaded. Net als DAP, maar de verkoper lost ook.
7. DDP - Delivered Duty Paid. De verkoper levert alles, inclusief het betalen van invoerrechten en de afhandeling.

Alleen zee- en binnenvaart

Deze vier zijn gebonden aan havens en schepen en mogen niet worden gebruikt voor een vrachtwagen of een gecontaineriseerde deur-tot-deurzending:

• FAS - Free Alongside Ship.
• FOB - Free On Board.
• CFR - Cost and Freight.
• CIF - Cost, Insurance and Freight.

Een veelgemaakte fout in de Baltische handel is het schrijven van FOB op een weg- of containerzending. FOB is alleen zinvol wanneer goederen in een haven de reling van een schip passeren. Voor een vrachtwagen van Klaipėda naar Duitsland is het juiste equivalent FCA.

De 7 regels die er het meest toe doen voor Baltisch wegtransport (EXW, FCA, CPT, DAP, DPU, DDP, CIP)

Hier is hoe elk van de zeven voor de weg relevante Incoterms voor wegtransport in de praktijk uitpakt op een typische EU-route.

EXW - Ex Works

De koper neemt alles op zich vanaf het laadperron van de verkoper: het regelen van de vrachtwagen, het laden, het uitvoerpapierwerk, de rit over de grens en de invoerafhandeling. Op de factuur van de verkoper ziet het er goedkoop uit, omdat de prijs slechts de goederen omvat. Voor de koper is het het meeste werk en de grootste blootstelling - u bent verantwoordelijk voor uitvoerformaliteiten in een land dat niet het uwe is.

FCA - Free Carrier

Het werkpaard van het EU-wegtransport. De verkoper klaart de goederen voor uitvoer en overhandigt ze aan uw vervoerder - hetzij op het terrein van de verkoper (geladen op uw vrachtwagen), hetzij op een genoemde terminal. Het risico gaat over op het moment van die overdracht. FCA lost de meeste problemen op die EXW creëert, omdat de uitvoerafhandeling ligt bij de partij die zich daadwerkelijk in het uitvoerland bevindt.

CPT - Carriage Paid To

De verkoper regelt en betaalt de vrachtwagen tot een genoemde bestemming, maar het risico gaat op u over zodra de goederen de eerste vervoerder bereiken. Goed wanneer de verkoper betere vrachttarieven heeft dan u, maar controleer de verzekering - die is er niet standaard bij.

CIP - Carriage and Insurance Paid To

Dezelfde kostenverdeling als CPT, plus de verkoper moet de lading verzekeren. Onder Incoterms 2020 moet de verkoper bij CIP een all-risksdekking (Institute Cargo Clauses A) kopen - een hoger niveau dan CIF. Nuttig voor ladingen van hoge waarde waarbij u een gegarandeerde verzekering wilt zonder die zelf te regelen.

DAP - Delivered at Place

De verkoper draagt kosten en risico helemaal tot het genoemde afleveradres, gereed voor u om te lossen. U handelt de invoerafhandeling af en betaalt eventuele invoerrechten en btw. Dit is de meest voorkomende "geleverd"-regel voor intracommunautaire en inkomende EU-wegtransporten. Zie de volledige DAP-uitsplitsing voor de exacte kosten- en risicoverdeling.

DPU - Delivered at Place Unloaded

Identiek aan DAP, behalve dat de verkoper de goederen op de bestemming ook lost. De enige Incoterm waarbij de verkoper verplicht is te lossen. Handig wanneer de verkoper de losapparatuur beheert; vermijd het als de bestemming geen veilige manier heeft om te lossen.

DDP - Delivered Duty Paid

Maximale verplichting voor de verkoper: de verkoper levert, klaart de invoer en betaalt invoerrechten en invoer-btw. De koper ontvangt enkel de goederen. Handig voor de koper, maar het dwingt de verkoper om als importeur op te treden in een vreemd land - precies daar gaat DDP mis (meer hieronder). De DDP-gids behandelt de valkuil van btw-registratie in detail.

Zodra uw Incoterm vaststaat, haal in 60 seconden een echte offerte op bij uw vervoerders zodat het bedrag op papier overeenkomt met de verantwoordelijkheden die u zojuist hebt afgesproken.

Wie betaalt voor transport, verzekering, douane - een vergelijkingstabel

Dit is het antwoord op wie betaalt wat bij Incoterms in één overzicht. "Verkoper" betekent de kosten of verplichting van de verkoper; "Koper" betekent die van u. Verzekering is alleen verplicht bij CIP (en CIF voor zee).

Regel	Uitvoerafhandeling	Hoofdtransport	Verzekering	Invoerafhandeling	Rechten & invoer-btw	Lossen op bestemming
EXW	Koper	Koper	Koper (optioneel)	Koper	Koper	Koper
FCA	Verkoper	Koper	Koper (optioneel)	Koper	Koper	Koper
CPT	Verkoper	Verkoper	Koper (optioneel)	Koper	Koper	Koper
CIP	Verkoper	Verkoper	Verkoper (all-risks)	Koper	Koper	Koper
DAP	Verkoper	Verkoper	Verkoper (optioneel)	Koper	Koper	Koper
DPU	Verkoper	Verkoper	Verkoper (optioneel)	Koper	Koper	Verkoper
DDP	Verkoper	Verkoper	Verkoper (optioneel)	Verkoper	Verkoper	Koper

Voor het volledige overzicht van alle 11 regels naast elkaar, gebruik de Incoterms-hub.

Een uitgewerkt voorbeeld in EUR: Vilnius → Hamburg

Neem een realistische deellading: 6 EUR-pallets, ~1.800 kg, 4,8 LDM, ongeveer 1.050 km, transit van 1-2 dagen. Stel dat de hoofdrit ongeveer 850 EUR kost (ongeveer 0,81 EUR/km) en de afhandeling aan de invoerzijde klein is omdat het intracommunautair is, dus er zijn geen invoerrechten.

Kostenregel	Bij FCA (koper regelt)	Bij DAP (verkoper regelt)
Goederenprijs op factuur	12.000 EUR	12.850 EUR
Vrachtwagen Vilnius → Hamburg	850 EUR (u betaalt de vervoerder)	inbegrepen in goederenprijs
Uitvoerafhandeling	verkoper	verkoper
Risico tijdens transit	u (vanaf ophalen)	verkoper (tot levering)
Wie u aanspreekt als het beschadigd aankomt	uw vervoerder	de verkoper

Dezelfde fysieke verplaatsing, dezelfde 850 EUR aan transport. Het verschil is waar de 850 EUR verschijnt en wie het risico op de weg draagt. Intracommunautair zijn er geen invoerrechten, maar op het moment dat u een niet-EU-land binnenrijdt (zeg een lading naar Noorwegen of het VK) houden de bovenstaande kolommen voor invoerrechten en invoer-btw op cosmetisch te zijn en gaan ze echt geld kosten - en daar bijt de gekozen regel echt.

Alleen algemene informatie - geen douane-, fiscaal of juridisch advies.

De klassieke fouten (EXW bij export, DDP bij import)

Twee fouten duiken keer op keer op in de Baltische handel, en beide komen voort uit het kiezen van een regel die werk verschuift naar een land waar u geen aanwezigheid hebt.

Verkopen op EXW voor export

Een Litouwse verkoper offreert EXW Kaunas aan een buitenlandse klant omdat het eenvoudig lijkt - "zij halen op, niet mijn probleem." De valkuil: bij EXW is de koper verantwoordelijk voor de uitvoerafhandeling, maar de koper is buitenlands en kan niet eenvoudig een uitvoeraangifte indienen in Litouwen. In de praktijk doet de verkoper het uiteindelijk toch zelf, buiten het contract om, zonder uitvoerbewijs voor het btw-nultarief. De oplossing is vrijwel altijd FCA - dat houdt de uitvoerafhandeling bij de partij die haar daadwerkelijk kan doen, en geeft de verkoper het uitvoerbewijs dat hij nodig heeft.

Kopen op DDP voor import

Een koper houdt van DDP omdat de prijs alles tot aan de deur omvat. De valkuil belandt bij de verkoper: bij DDP is de verkoper de importeur of record en moet hij zich vaak registreren voor btw in het land van bestemming om invoer-btw terug te vorderen of te verrekenen. Veel verkopers beseffen dit pas wanneer de goederen vastzitten bij de douane. Voor inkomende ladingen is DAP doorgaans de schonere keuze - de koper klaart de invoer in zijn eigen land, waar hij al voor btw is geregistreerd, en de taak van de verkoper eindigt bij de deur.

Een derde, stillere fout: aannemen dat het CPT/CIP-risico op de bestemming overgaat. Dat is niet zo - het gaat over bij de eerste vervoerder. Als u op CPT koopt en de lading wordt halverwege vernietigd, is het uw verlies, ook al heeft de verkoper de vracht betaald. Verzeker u dienovereenkomstig.

Hoe Incoterms veranderen wat uw vrachtofferte omvat

Zodra u de regel begrijpt, begrijpt u de offerte. Dezelfde route kan zeer verschillend worden geoffreerd afhankelijk van de Incoterm, omdat de regel bepaalt welke kostenregels überhaupt in de vrachtprijs thuishoren.

• Bij FCA is uw vrachtofferte puur transport - de hoofdrit plus eventuele afgesproken toeslagen. De uitvoerafhandeling is voor de verkoper; de invoer is voor u en valt buiten het vrachtbedrag.
• Bij DAP/DPU bundelt de offerte van de verkoper transport en (bij DPU) lossen, maar invoerrechten en btw blijven buiten de offerte en belanden apart bij u.
• Bij DDP verbergt de all-inprijs douane en rechten in zich - waardoor het duur lijkt en het vergelijken van vervoerders moeilijker wordt, omdat twee DDP-offertes verschillende tarieven kunnen veronderstellen.

Daarom is het belangrijk om vergelijkbare offertes te krijgen. Wanneer u dezelfde route naar vijf vervoerders stuurt, ziet u doorgaans een spreiding van 15-30%, en die spreiding is alleen betekenisvol als elke vervoerder offreert tegen dezelfde Incoterm. Als de een FCA prijst en de ander DAP, vergelijkt u verschillende werkscopes, geen verschillende prijzen.

De praktische werkwijze:

1. Spreek eerst de Incoterm af met uw tegenpartij, schriftelijk, met vermelding van de exacte plaats (bijv. "DAP Hamburg, Schuppen 52, Incoterms 2020").
2. Beperk uw offerteaanvraag tot de bijbehorende scope - vraag vervoerders het transporttraject te offreren dat de Incoterm aan u toewijst.
3. Vergelijk gelijk met gelijk, en boek vervolgens de vervoerder wiens prijs en transit passen bij de afgesproken regel.

Een offerte is slechts zo goed als de verantwoordelijkheden erachter. Leg de Incoterm vast, dan betekent het bedrag in EUR iets.

FAQ

Wat zijn Incoterms in eenvoudige bewoordingen?

Incoterms zijn standaard drielettercodes die bepalen wie betaalt voor transport, verzekering en douane bij een internationale verkoop, en het exacte punt waarop het risico overgaat van verkoper naar koper. Ze worden gepubliceerd door de Internationale Kamer van Koophandel; de huidige set is Incoterms 2020.

Welke Incoterm moet ik gebruiken voor wegtransport in de EU?

Voor de meeste intracommunautaire wegtransporten zijn FCA (koper regelt transport) of DAP (verkoper levert aan uw deur, u klaart de invoer) het schoonst. Vermijd zee-only-regels zoals FOB en CIF bij vrachtwagenzendingen - die zijn gebonden aan havens en schepen, niet aan wegen.

Wie betaalt de invoerrechten onder elke Incoterm?

De koper betaalt invoerrechten en invoer-btw onder elke regel behalve DDP, waar de verkoper betaalt. EXW, FCA, CPT, CIP, DAP en DPU laten de invoerrechten allemaal bij de koper. Alleen algemene informatie - geen douane-, fiscaal of juridisch advies.

Verzekert de verkoper de goederen onder Incoterms?

Verzekering is alleen verplicht bij CIP (all-risks, Institute Cargo Clauses A) en de zee-only-regel CIF. Onder elke andere Incoterm is verzekering optioneel - wie het risico op dat traject draagt, moet zijn eigen dekking regelen.

Wat is het verschil tussen DAP en DDP?

Bij DAP levert de verkoper op de bestemming, maar de koper klaart de invoer en betaalt rechten en btw. Bij DDP doet de verkoper dat allemaal ook, inclusief het betalen van invoerrechten. DDP verschuift de douanelast - en het risico van buitenlandse btw-registratie - naar de verkoper.

Zijn Incoterms 2020 in 2026 nog actueel?

Ja. Incoterms 2020 is de editie die in 2026 van kracht is. De ICC werkt de regels ongeveer eens per decennium bij, dus 2020 blijft de versie die u vandaag op contracten en offertes moet vermelden.