El proceso de RFQ para el transporte de mercancías, paso a paso
Un proceso de RFQ de transporte (request for quote, solicitud de cotización) es la forma en que pides a varios transportistas que coticen la misma ruta para poder compararlos en igualdad de condiciones y elegir la mejor opción. Bien hecho, ocupa una tarde concentrada y ahorra dinero real: cuando envías la misma ruta a cinco transportistas, sueles ver una horquilla del 15-30 % en las ofertas que regresan. Hecho por correo electrónico y hoja de cálculo, devora dos días, las ofertas nunca cuadran y acabas adivinando.
Esta es la versión que funciona para un cargador pequeño o mediano que opera un puñado de rutas regulares y unas pocas cargas spot al mes. Sin bolsa de cargas, sin fricción de creación de cuentas para tus transportistas, sin plantilla de licitación de 40 columnas. Solo una solicitud limpia, respuestas comparables y una adjudicación rápida.
Qué es un RFQ de transporte y por qué falla el correo-y-hoja-de-cálculo
Un RFQ de transporte es una solicitud estructurada: «Aquí tienes una carga (o una ruta). Cotízame un precio todo incluido antes de una fecha límite». Es el núcleo de cualquier proceso de compra de transporte, ya sea que coticen un único envío spot o que lleven una pequeña licitación anual sobre diez rutas.
El método de correo-y-hoja-de-cálculo falla por razones previsibles:
- Cada transportista responde en un formato distinto. Uno cotiza por km, uno una tarifa plana todo incluido, uno un precio base más un recargo de gasóleo más una línea de peaje. No puedes compararlos sin volver a teclearlo todo.
- Olvidas lo que enviaste. Tres días después no recuerdas si el transportista C recibió el mismo peso y número de palets que el transportista A.
- Las ofertas llegan en momentos distintos. La primera respuesta te ancla, y para cuando llega la más barata ya te has comprometido a medias con otro.
- Los cargos ocultos afloran tras la adjudicación. El «todo incluido» resultó excluir el tiempo de espera, la segunda descarga o el ferry.
La solución no es una herramienta más sofisticada. Es disciplina en tres puntos: enviar la solicitud idéntica a todos, forzar cada respuesta a una única vista todo incluido en EUR/km y comprobar la cifra ganadora frente a tu propio historial antes de comprometerte.
Paso 1: crea tu lista de rutas
Empieza por lo que realmente envías. Saca las cargas de los últimos tres a seis meses y agrúpalas en rutas: una región de origen a una región de destino, con un perfil de carga típico.
Para cada ruta, anota los datos que un transportista necesita para cotizarla con precisión:
| Campo | Ejemplo | Por qué importa |
|---|---|---|
| Origen / destino | Vilna (LT) → Hamburgo (DE) | Define la ruta y los peajes |
| Distancia | ~1.180 km | Base para la comparación en EUR/km |
| Equipo | Tautliner estándar, 13,6 m | Equipo equivocado = precio equivocado |
| Peso típico | 18.000 kg | Determina si es carga completa o parcial |
| Metros de carga (LDM) | 13,6 LDM (completa) o 7,5 LDM (parcial) | La verdadera restricción de capacidad |
| Palets | 33 palets EUR | Comprobación de coherencia frente a LDM |
| Frecuencia | 2-3 por semana | Decide si es licitable o spot |
| Tránsito / fecha límite | Cargar lun, entregar mié (2 días) | Afecta a quién puede tomarla |
Si no estás seguro de si una carga parcial se cotiza por peso o por espacio, calcula primero los metros de carga: suele ser sobre lo que factura el transportista. La calculadora de metros de carga convierte el número de palets y las dimensiones en LDM para que la cifra de tu RFQ coincida con lo que el camión vende realmente.
Consejo: mantén las rutas que operas semanalmente en un cubo (merecedoras de una pequeña licitación a tarifa fija) y las rutas ocasionales en otro (cotízalas en spot, cada vez).
Paso 2: elige a los transportistas en los que ya confías (no un marketplace)
UMERA, deliberadamente, no es una bolsa de cargas. El sentido de un RFQ no es difundir tu carga al mercado abierto y esperar: es obtener ofertas competitivas de transportistas que ya sabes que pueden hacer la ruta. Un marketplace te da desconocidos y una carrera a la baja en calidad. Una lista corta de transportistas de confianza te da competencia de precios y fiabilidad.
Para cada ruta, elige de tres a cinco transportistas que:
- hayan hecho esa ruta o región para ti antes, o vengan recomendados,
- tengan el equipo adecuado y los permisos/ADR correctos si es necesario,
- contesten al teléfono cuando algo sale mal.
Tres es el mínimo para una comparación real; cinco es de sobra. Más que eso, y estás creando trabajo para transportistas que no ganarán, lo que desgasta la relación.
No necesitas que estén todos en la misma plataforma con inicios de sesión. Un buen RFQ alcanza al transportista donde ya está: por correo electrónico, o mediante un magic link sin cuenta desde el que puede cotizar en segundos sin registrarse en nada.
Paso 3: envía un RFQ limpio e idéntico a cada uno
Este es el paso que hace o deshace todo el proceso. Cada transportista debe recibir la misma solicitud, los mismos datos, la misma fecha límite. Si el transportista A cotiza 18 toneladas sobre 13,6 LDM y el transportista B cree que son 12 toneladas sobre 7 LDM, tu comparación no tiene sentido.
Un RFQ de transporte limpio contiene exactamente esto y nada difuso:
- Ruta: origen y destino (códigos postales si los tienes).
- Carga: peso, metros de carga, número de palets, apilable o no.
- Equipo: el tipo de remolque requerido.
- Fechas: fecha de carga, fecha límite de entrega.
- Condiciones especiales: plataforma elevadora, ADR, temperatura, descargas múltiples, aduana.
- Lo que quieres que coticen: «un precio todo incluido en EUR con combustible y peajes» para que nadie esconda un recargo.
- Fecha límite para responder: p. ej. «antes de las 16:00 de hoy».
Envíalo a todos a la vez, con la misma fecha límite. Una fecha límite simultánea mata el problema del anclaje: abres todas las ofertas juntas en lugar de reaccionar a quien respondió primero.
Deja de perseguir ofertas por correo electrónico: lanza tu próximo RFQ a tus propios transportistas en 60 segundos.
Paso 4: normaliza cada oferta a una única vista todo incluido en EUR/km
Las ofertas volverán en formas mixtas. Tu trabajo es convertirlas todas en una única cifra comparable: todo incluido en EUR y todo incluido en EUR/km. Este es el hábito más valioso en la compra de transporte.
Para cada oferta, suma cada línea que realmente vas a pagar -porte base, recargo de combustible, peajes, ferry, compensación por tiempo de espera, cargo por segunda descarga- en un único total. Luego divide por la distancia de la ruta.
Ejemplo desarrollado: Vilna → Hamburgo, ~1.180 km, 18.000 kg, 13,6 LDM carga completa:
| Transportista | Base | Recargo combustible | Peajes | Otros | Todo incluido EUR | EUR/km |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Transportista A | €1.180 | incluido | incluido | - | €1.180 | €1,00 |
| Transportista B | €980 | €120 | €85 | - | €1.185 | €1,00 |
| Transportista C | €1.050 | €90 | €70 | €40 (1 descarga) | €1.250 | €1,06 |
| Transportista D | €1.320 | incluido | incluido | - | €1.320 | €1,12 |
| Transportista E | €1.090 | €110 | incluido | - | €1.200 | €1,02 |
El transportista A parecía el más barato a primera vista, pero el transportista B aterriza en efectivamente el mismo precio todo incluido una vez que has sumado sus líneas separadas de combustible y peajes: el titular «€980» era engañoso. La horquilla aquí va de €1.180 a €1.320, alrededor del 12 % en esta ruta, y en rutas más ruidosas suele ser más amplia.
Para comprobar si las propias ofertas se sitúan en una banda razonable, pasa la ruta por la calculadora de tarifas de transporte y compara el EUR/km indicativo con lo que enviaron tus transportistas. Si cada oferta está muy por encima de la indicación, puede que tengas la especificación de equipo equivocada o una mala temporada; si una está muy por debajo, pregunta qué está excluido antes de celebrar.
Paso 5: comprueba que el precio es justo (tu propio historial)
Una referencia de una herramienta es una comprobación de coherencia. Tu propio historial es la referencia de verdad. Ya sabes lo que esta ruta te costó el mes pasado y el trimestre pasado: esa cifra es más honesta que cualquier media de mercado porque refleja tus cargas reales, tus transportistas reales, tu nivel de servicio real.
Mantén un registro corriente sencillo por ruta:
| Ruta | Último pagado (EUR/km) | Mejor de este RFQ (EUR/km) | Variación |
|---|---|---|---|
| Vilna → Hamburgo | €1,04 | €1,00 | -4 % |
| Kaunas → Róterdam | €0,98 | €1,07 | +9 % |
| Klaipėda → Varsovia | €1,10 | €1,05 | -5 % |
Si la mejor oferta está por debajo de tu última tarifa pagada, bien: adjudícala. Si está sensiblemente por encima (la línea Kaunas → Róterdam, +9 %), pausa: ¿es la temporada, un estrechamiento de capacidad, un pico de combustible, o cambió tu especificación? Ese contexto te dice si aceptar, reenviar a un transportista más, o esperar un día.
Solo información general: no es asesoramiento aduanero, fiscal ni legal. Las rutas transfronterizas pueden conllevar aranceles, VAT y pasos aduaneros que quedan fuera del precio del transporte; confírmalos por separado.
Paso 6: adjudica y conserva la relación
Adjudicar es más que elegir el EUR/km más bajo. Sopésalo frente a las cosas que te cuestan dinero real cuando salen mal:
- Fiabilidad: historial de puntualidad en esta ruta.
- Comunicación: ¿avisan de un retraso antes de que tengas que perseguirlos?
- Capacidad: ¿pueden cubrirte cuando los volúmenes se disparan?
- Historial de daños / reclamaciones.
Un transportista €0,02/km más caro pero que nunca te deja tirado suele ser la opción más barata a lo largo de un trimestre.
Cuando adjudicas:
- Díselo claramente al ganador: confirma la ruta, el precio y las condiciones todo incluido por escrito.
- Díselo a los transportistas que no ganaron. Un «gracias, esta vez no, volveremos en la próxima ronda» de dos líneas los mantiene cotizando en serio la próxima vez. Los transportistas que nunca reciben respuesta dejan de molestarse, y tu panel competitivo se encoge.
- Registra la adjudicación en tu historial por ruta para que el próximo RFQ tenga una referencia.
El sentido de hacer esto con tus propios transportistas en lugar de un marketplace abierto es que cada ronda fortalece la relación. Ellos aprenden tus cargas, tú aprendes su fiabilidad, y los precios siguen siendo competitivos porque saben que hay otros tres en la misma solicitud.
Una cronología desarrollada: de la lista de rutas a la adjudicación en una tarde
Aquí tienes cómo llevar una licitación de transporte para una sola ruta sin que te devore la semana. Este es un ritmo de spot o de pequeña licitación; una licitación anual completa multirruta estira los mismos pasos a lo largo de un par de semanas.
| Hora | Acción | Resultado |
|---|---|---|
| 13:00 | Saca los datos de la ruta (Paso 1) | Una ficha de ruta limpia |
| 13:15 | Elige 4 transportistas de confianza (Paso 2) | Lista corta |
| 13:30 | Envía el RFQ idéntico, fecha límite 16:00 (Paso 3) | 4 solicitudes enviadas |
| 13:30-16:00 | Sigue con otro trabajo | Llegan las ofertas |
| 16:00 | Abre todas las ofertas, normaliza a todo incluido EUR/km (Paso 4) | Una tabla comparativa |
| 16:15 | Comprueba la mejor frente a tu historial + una indicación de tarifa (Paso 5) | Justa / no justa |
| 16:30 | Adjudica al ganador, notifica al resto, regístralo (Paso 6) | Ruta reservada, registro actualizado |
Tres horas y media, en su mayoría sin intervención mientras llegan las ofertas. La disciplina -solicitud idéntica, normalización todo incluido, comprobación con tu propio historial- es lo que convierte un caótico hilo de correos en una rutina repetible de solicitud de cotización que puedes llevar cada semana.
FAQ
¿Cuántos transportistas debería incluir en un RFQ de transporte?
De tres a cinco. Tres es el mínimo para una comparación significativa; cinco te da una horquilla saludable sin crear trabajo desperdiciado para transportistas que no ganarán. Más allá de cinco, arriesgas a agotar a buenos transportistas que cotizan sin parar y nunca son adjudicados.
¿Cuál es la diferencia entre un RFQ y un RFP en logística?
Un RFQ (request for quote, solicitud de cotización) pide un precio para una carga o ruta definidas: la especificación es fija, solo quieres la cifra. Un RFP (request for proposal, solicitud de propuesta) es más amplio: describes una necesidad y pides a los transportistas que propongan cómo la resolverían, incluyendo el diseño del servicio, no solo el precio. Para la compra de transporte del día a día, casi siempre quieres un RFQ.
¿Cómo comparo ofertas que usan estructuras de recargo distintas?
Normaliza todo a un único total todo incluido en EUR, luego divide por la distancia de la ruta para obtener una cifra en EUR/km. Suma cada línea que realmente vas a pagar -base, recargo de combustible, peajes, ferry, tiempo de espera, descargas extra- en una sola cifra por transportista. Ese todo incluido en EUR/km es la única base de comparación justa.
¿Es UMERA un marketplace de transporte o una bolsa de cargas?
No. UMERA no es una bolsa de cargas ni un intercambio de fletes. Lanzas un RFQ a tus propios transportistas de confianza, que cotizan mediante un magic link sin cuenta sin registrarse en nada. El objetivo es la competencia de precios entre transportistas en los que ya confías, no difundir tu carga a desconocidos.
¿Con qué frecuencia debería relanzar un RFQ en una ruta regular?
Para rutas semanales a tarifa fija, vuelve a licitar cada trimestre o cuando el combustible/la capacidad se desplacen notablemente. Para rutas spot, lanza un RFQ nuevo cada vez: los precios se mueven de semana en semana, y una rápida solicitud a cuatro transportistas mantiene a todos honestos.
¿Qué pasa si cada oferta vuelve más alta que mi última tarifa pagada?
Eso suele señalar un cambio de mercado o de especificación, no un mal RFQ. Comprueba si es capacidad estacional, un pico de combustible o un perfil de carga cambiado. Pasa la ruta por una indicación de tarifa para ver si toda la banda se ha movido, y si es así, acepta la nueva realidad o espera un día o dos antes de adjudicar.
Envía de forma más inteligente con UMERA
Pega un pedido - UMERA crea la solicitud de oferta y la envía a tus propios transportistas en 60 segundos.