Faktura proforma: szablon i wymagane pola

Faktura proforma to dokument, który wysyłasz kupującemu, zanim transakcja zostanie ostatecznie sfinalizowana — jako oferta, w celu zażądania przedpłaty lub aby rozpocząć wstępną odprawę celną i procedurę pozwoleń na przywóz. Wygląda jak faktura, ale nie jest wezwaniem do zapłaty ani nie służy do ostatecznego ustalania wartości celnej.

Do czego służy faktura proforma

Fakturę proforma wystawiasz, gdy towar nie został jeszcze wysłany, a sprzedaż nie jest jeszcze potwierdzona. Informuje ona kupującego dokładnie, co otrzyma, na jakich warunkach i w jakiej cenie — aby mógł zatwierdzić zamówienie, wpłacić zaliczkę lub ubiegać się o pozwolenie na przywóz. Po wysłaniu towaru zastępujesz ją fakturą handlową, czyli ostatecznym dokumentem, którego organy celne używają do ustalenia wartości przesyłki.

Typowe zastosowania:

• Wiążąca oferta, którą kupujący może zaakceptować
• Podstawa do przedpłaty lub płatności w formie akredytywy
• Wstępna odprawa celna i wnioski o pozwolenia na przywóz
• Wewnętrzny dokument zatwierdzenia zakupu dla działu finansowego kupującego

Wymagane pola

Organy celne i banki oczekują, że faktura proforma będzie zawierać te same kluczowe dane co faktura ostateczna. Brakujące pola powodują opóźnienia na granicy i odrzucanie wniosków płatniczych.

Pole	Co musi zawierać
Sprzedawca i kupujący	Pełne nazwy prawne, adresy, numery VAT/EORI
Data i numer proformy	Data wystawienia oraz unikalny numer referencyjny
Opis towaru	Jasny, pełny opis — bez niejasnych określeń typu „próbki” czy „części”
Kod HS / kod towaru	Kod taryfowy dla każdej pozycji
Ilość	Jednostki, kartony lub sztuki na pozycję
Cena jednostkowa i wartość	Cena za jednostkę oraz wartość pozycji/całkowita
Waluta	EUR, USD itd. — wyraźnie podana
Incoterm (2020)	Np. FOB plus wskazane miejsce
Kraj pochodzenia	Gdzie towar został wyprodukowany
Szacowane masy	Masa netto i brutto oraz objętość, jeśli znana
Data ważności	Jak długo obowiązuje podana cena

Kod HS i kraj pochodzenia decydują o cle przywozowym kupującego, więc podaj je poprawnie już na etapie proformy.

Proforma a faktura handlowa

Oba dokumenty mają ten sam układ, ale służą różnym etapom transakcji.

	Faktura proforma	Faktura handlowa
Kiedy	Przed wysyłką towaru	W momencie wysyłki towaru
Status	Wstępna / oferta	Ostateczna i wiążąca
Płatność	Nie jest wezwaniem do zapłaty	Rejestruje należną kwotę
Ustalanie wartości celnej	Nie służy do ostatecznego ustalania wartości	Służy do ustalenia wartości towaru
Numeracja	Własny numer proformy	Ostateczny numer faktury

Jeśli kompletujesz pakiet eksportowy, faktura proforma zazwyczaj towarzyszy liście pakowej i pozostałym dokumentom eksportowym. Po stronie kupującego te same dane trafiają bezpośrednio do dokumentacji importowej.

Kiedy jej używać

Wyślij fakturę proforma zawsze, gdy kupujący potrzebuje formalnej kwoty przed podjęciem zobowiązania: aby potwierdzić zamówienie, zwolnić zaliczkę lub załatwić formalności celne przed wysyłką. Nie używaj jej jako ostatecznego dokumentu księgowego — gdy towar zostanie załadowany, a Incoterm przenosi ryzyko, jej rolę przejmuje faktura handlowa.

Gdy proforma zostanie uzgodniona, a Ty znasz towar, masy i Incoterm, UMERA przekształca te dane w natychmiastowe RFQ oraz zarezerwowane oferty przewoźników, dzięki czemu te same dane, które umieszczasz na dokumencie, napędzają rzeczywistą rezerwację transportu.

FAQ

Czy faktura proforma jest prawnie wiążąca?

Nie jest wezwaniem do zapłaty ani nie ewidencjonuje długu. To oferta złożona w dobrej wierze, choć podane na niej ceny i warunki zazwyczaj stają się wiążące, gdy kupujący ją zaakceptuje i zostanie wystawiona faktura handlowa.

Czy mogę użyć faktury proforma do celów celnych?

Możesz jej użyć do wstępnej odprawy i do ubiegania się o pozwolenia na przywóz, ale organy celne nie zaakceptują jej do ostatecznego ustalenia wartości. Faktura handlowa to dokument służący do ustalenia wartości towaru i obliczenia cła.

Jaka jest różnica między fakturą proforma a fakturą handlową?

Proforma jest wstępna, wysyłana przed wysyłką towaru i nie jest wezwaniem do zapłaty. Faktura handlowa to ostateczny, wiążący dokument wystawiany w momencie wysyłki towaru, używany do ustalenia wartości celnej.

Czy faktura proforma wymaga kodu HS?

Tak. Podanie kodu HS / kodu towaru oraz kraju pochodzenia pozwala kupującemu oszacować cło i rozpocząć formalności celne oraz związane z pozwoleniami, zanim towar dotrze.