Factura proforma: plantilla y campos obligatorios

Una factura proforma es el documento que envías a un comprador antes de cerrar la operación: para una cotización, para solicitar un pago por adelantado o para iniciar el predespacho aduanero y las solicitudes de licencias de importación. Parece una factura, pero no es una exigencia de pago y no se utiliza para la valoración aduanera definitiva.

Para qué sirve una factura proforma

Emites una proforma cuando la mercancía aún no se ha expedido y la venta todavía no está confirmada. Indica al comprador exactamente qué recibirá, en qué condiciones y a qué precio, para que pueda aprobar el pedido, abonar un anticipo o solicitar una licencia de importación. Una vez expedida la mercancía, la sustituyes por una factura comercial, el documento definitivo que la aduana utiliza para valorar el envío.

Usos habituales:

• Una oferta vinculante que el comprador puede aprobar
• Una base para el pago anticipado o mediante crédito documentario
• El predespacho aduanero y las solicitudes de licencias de importación
• Un documento interno de aprobación de compra para el departamento financiero del comprador

Campos obligatorios

La aduana y los bancos esperan que una proforma contenga los mismos datos esenciales que la factura definitiva. Los campos que falten provocan retrasos en la frontera y el rechazo de las solicitudes de pago.

Campo	Qué debe indicar
Vendedor y comprador	Denominaciones sociales completas, direcciones, números VAT/EORI
Fecha y número de proforma	Fecha de emisión más una referencia única
Descripción de la mercancía	Descripción clara y completa, sin términos vagos como «muestras» o «piezas»
Código HS / código de mercancía	El código arancelario de cada línea
Cantidad	Unidades, cajas o piezas por línea
Precio unitario y total	Precio por unidad y valor de la línea/total
Moneda	EUR, USD, etc., indicada de forma explícita
Incoterm (2020)	P. ej. FOB más el lugar designado
País de origen	Dónde se fabricó la mercancía
Pesos estimados	Peso neto y bruto, además del volumen si se conoce
Fecha de validez	Cuánto tiempo se mantiene el precio cotizado

El código HS y el país de origen determinan los derechos de importación del comprador, así que indícalos correctamente ya en la fase de proforma.

Proforma frente a factura comercial

Los dos documentos comparten formato pero corresponden a fases distintas de la operación.

	Factura proforma	Factura comercial
Cuándo	Antes de expedir la mercancía	Al expedir la mercancía
Estado	Preliminar / cotización	Definitiva y firme
Pago	No es una exigencia de pago	Registra el importe debido
Valoración aduanera	No se usa para la valoración definitiva	Se usa para valorar la mercancía
Numeración	Referencia propia de proforma	Número de factura definitivo

Si estás preparando el paquete de exportación, la proforma suele acompañar a la lista de empaque y al resto de tus documentos de exportación. En el lado del comprador, esos mismos datos pasan directamente a la documentación de importación.

Cuándo usarla

Envía una proforma siempre que el comprador necesite una cifra formal antes de comprometerse: para confirmar un pedido, liberar un anticipo o tramitar la documentación aduanera antes de la expedición. No la uses como documento contable definitivo: una vez cargada la mercancía y transferido el riesgo según el Incoterm, la factura comercial toma el relevo.

Una vez acordada la proforma y cuando conoces la mercancía, los pesos y el Incoterm, UMERA convierte esos detalles en una RFQ instantánea y en cotizaciones de transportistas reservadas, de modo que los mismos datos que pones en el documento impulsan la reserva de transporte real.

FAQ

¿Es una factura proforma jurídicamente vinculante?

No es una exigencia de pago ni registra una deuda. Es una oferta de buena fe, aunque los precios y las condiciones que figuran en ella suelen pasar a ser vinculantes una vez que el comprador la acepta y se emite la factura comercial.

¿Puedo usar una factura proforma para la aduana?

Puedes usarla para el predespacho y para solicitar licencias de importación, pero la aduana no la aceptará para la valoración definitiva. La factura comercial es el documento que se utiliza para valorar la mercancía y calcular los derechos.

¿Cuál es la diferencia entre una proforma y una factura comercial?

Una proforma es preliminar, se envía antes de expedir la mercancía y no es una exigencia de pago. La factura comercial es el documento definitivo y firme que se emite al expedir la mercancía y se utiliza para la valoración aduanera.

¿Necesita una factura proforma un código HS?

Sí. Incluir el código HS / código de mercancía y el país de origen permite al comprador estimar los derechos e iniciar los trámites aduaneros y de licencias antes de que llegue la mercancía.