Proforma-Rechnung: Vorlage & Pflichtangaben

Eine Proforma-Rechnung ist das Dokument, das Sie einem Käufer schicken, bevor das Geschäft endgültig ist — für ein Angebot, zur Anforderung einer Vorauszahlung oder um die zollrechtliche Vorabfertigung und Einfuhrgenehmigungen anzustoßen. Sie sieht aus wie eine Rechnung, ist aber keine Zahlungsaufforderung und wird nicht für die endgültige Zollwertermittlung verwendet.

Wozu eine Proforma-Rechnung dient

Sie stellen eine Proforma aus, wenn die Ware noch nicht versandt und der Verkauf noch nicht bestätigt ist. Sie teilt dem Käufer genau mit, was er erhält, zu welchen Bedingungen und zu welchem Preis — damit er die Bestellung freigeben, eine Anzahlung leisten oder eine Einfuhrgenehmigung beantragen kann. Sobald die Ware versandt wird, ersetzen Sie sie durch eine Handelsrechnung, das maßgebliche Dokument, das der Zoll zur Wertermittlung der Sendung verwendet.

Häufige Verwendungszwecke:

• Ein verbindliches Angebot, das ein Käufer freigeben kann
• Eine Grundlage für eine Vorauszahlung oder ein Akkreditiv
• Zollrechtliche Vorabfertigung und Anträge auf Einfuhrgenehmigungen
• Ein internes Kaufgenehmigungsdokument für die Finanzabteilung des Käufers

Pflichtangaben

Zoll und Banken erwarten, dass eine Proforma dieselben Kerndaten enthält wie die endgültige Rechnung. Fehlende Angaben führen zu Verzögerungen an der Grenze und zu abgelehnten Zahlungsanträgen.

Feld	Was es enthalten muss
Verkäufer & Käufer	Vollständige juristische Namen, Adressen, VAT-/EORI-Nummern
Datum & Proforma-Nummer	Ausstellungsdatum plus eine eindeutige Referenz
Warenbeschreibung	Klare, vollständige Beschreibung — keine vagen Angaben wie „Muster“ oder „Teile“
HS-/Warennummer	Der Zolltarifcode für jede Position
Menge	Einheiten, Kartons oder Stück je Position
Stückpreis & Gesamtwert	Preis pro Einheit und Positions-/Gesamtwert
Währung	EUR, USD usw. — ausdrücklich angegeben
Incoterm (2020)	Z. B. FOB plus benannter Ort
Ursprungsland	Wo die Ware hergestellt wurde
Geschätzte Gewichte	Netto- und Bruttogewicht sowie Volumen, falls bekannt
Gültigkeitsdatum	Wie lange der angebotene Preis gilt

Die HS-Nummer und das Ursprungsland bestimmen den Einfuhrzoll des Käufers, also geben Sie sie bereits im Proforma-Stadium korrekt an.

Proforma- vs. Handelsrechnung

Die beiden Dokumente haben dasselbe Layout, dienen aber unterschiedlichen Phasen des Geschäfts.

	Proforma-Rechnung	Handelsrechnung
Wann	Vor dem Warenversand	Beim Warenversand
Status	Vorläufig / Angebot	Endgültig und maßgeblich
Zahlung	Keine Zahlungsaufforderung	Erfasst den fälligen Betrag
Zollwertermittlung	Nicht für die endgültige Wertermittlung verwendet	Wird zur Wertermittlung der Ware verwendet
Nummerierung	Eigene Proforma-Referenz	Endgültige Rechnungsnummer

Wenn Sie das Exportpaket zusammenstellen, steht die Proforma in der Regel neben der Packliste und dem Rest Ihrer Exportdokumente. Auf der Käuferseite fließen dieselben Daten direkt in die Importdokumentation ein.

Wann man sie verwendet

Schicken Sie eine Proforma immer dann, wenn der Käufer eine verbindliche Zahl vor der Zusage benötigt: um eine Bestellung zu bestätigen, eine Anzahlung freizugeben oder die Zollformalitäten vor dem Versand zu erledigen. Verwenden Sie sie nicht als endgültiges Buchhaltungsdokument — sobald die Ware verladen ist und der Incoterm das Risiko überträgt, übernimmt die Handelsrechnung.

Sobald die Proforma vereinbart ist und Sie Ware, Gewichte und Incoterm kennen, wandelt UMERA diese Angaben in eine sofortige RFQ und gebuchte Frachtangebote um, sodass dieselben Daten, die Sie auf das Dokument setzen, die tatsächliche Frachtbuchung steuern.

FAQ

Ist eine Proforma-Rechnung rechtlich verbindlich?

Sie ist keine Zahlungsaufforderung und begründet keine Forderung. Sie ist ein Angebot nach Treu und Glauben, wobei die darin genannten Preise und Bedingungen in der Regel verbindlich werden, sobald der Käufer annimmt und die Handelsrechnung ausgestellt wird.

Kann ich eine Proforma-Rechnung für den Zoll verwenden?

Sie können sie für die Vorabfertigung und zur Beantragung von Einfuhrgenehmigungen verwenden, aber der Zoll akzeptiert sie nicht für die endgültige Wertermittlung. Die Handelsrechnung ist das Dokument, das zur Wertermittlung der Ware und zur Berechnung des Zolls verwendet wird.

Was ist der Unterschied zwischen einer Proforma- und einer Handelsrechnung?

Eine Proforma ist vorläufig, wird vor dem Warenversand verschickt und ist keine Zahlungsaufforderung. Die Handelsrechnung ist das endgültige, maßgebliche Dokument, das beim Warenversand ausgestellt wird und für die Zollwertermittlung verwendet wird.

Benötigt eine Proforma-Rechnung eine HS-Nummer?

Ja. Die Angabe der HS-/Warennummer und des Ursprungslands ermöglicht es dem Käufer, den Zoll zu schätzen und die Zoll- und Genehmigungsformalitäten zu beginnen, bevor die Ware eintrifft.